Mijn Petear

WE BLOGGEN

MET STEEDS WEER NIEUWE VERGADERTIPS & -TRUCS

 

Lees-Petear-blog-voor-alle-laatste-vergadertips-en-trucs

10 onmisbare vergadertips van de groten der aarde

[fa icon="calendar"] 10-mei-2016 9:28:23 / door Marcel Klaver

Wij blijven altijd op zoek naar de beste tips om vergaderen plezieriger en vooral ook beter te maken. In onze zoektocht naar de beste voorbeelden uit de praktijk zijn we er weer een aantal hele mooie tegen gekomen die we graag met je wilden delen. We gaan kijken wat we kunnen leren van de meest succesvolle bedrijven op het gebied van vergaderen. Kijk je mee?



Google

Petear blog vergadertips van GoogleVP  Business Operations Kristen Gil van Google omschreef in een blog van Google hoe er een behoefte ontstond aan het sneller kunnen nemen van besluiten, terwijl het bedrijf gelijktijdig een enorme groei doormaakte. In dat kader is ook de vergadercultuur onder de loupe genomen. Zo kwamen zij op de volgende regels voor meetings:


  • Elke vergadering heeft een duidelijke beslisser
    Hierdoor kon het Google+ team in 90 dagen na de lancering ruim 100 verbeteringen doorvoeren aan de applicatie
  • Nooit meer dan 10 mensen in een vergadering
    Meetings bijwonen maakt je niet belangrijk
  • Besluiten moeten nooit uitgesteld worden tot een meeting
    Als dat wel zo is, zal het bedrijf nooit sneller gaan dan de vergaderkalender. Als een beslissing echt alleen in een vergadering genomen kan worden, plan deze dan zo snel mogelijk in.
  • Focus door minder ideeën en meetings
    Door met een aantal producten te stoppen kon Google meer mensen laten werken aan het verbeteren van de overgebleven producten (overigen een methode die Stev Jobs ook toepaste toen hij weer CEO van Apple werd). Focus moet een kernwaarde zijn voor de hele organisatie, dus ook voor meetings.


Apple

Petear Blog, vergadertips van AppleOok niet de eerste de beste. Kwa waarde op sommige momenten het grootste bedrijf ter wereld! Zoals hierboven al genoemd, focus is een belangrijke component van de Apple cultuur. Wat betreft vergaderen gebruiken ze onder andere de volgende waarden:


  • Elke actie of component heeft een “DRI”, een Direct Responsible Individual.
    Niks nieuws eigenlijk, en wel iets dat nog wel eens vergeten wordt. Elk agenda item, elke actie, alles moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor de voortgang van dat item.
  • Wees er op voorbereid om uit te dagen, en uitgedaagd te worden.
    Steve Jobs stond erom bekend dat hij mensen soms tot tranen kon brengen door meedogenloos hun ideeën af te branden. Dat is misschien wat overdreven, maar het is wel belangrijk dat je staat voor wat je doet en wat je ideeën zijn. En bereid moet zijn je te verdedigen tegen mensen die een andere kijk op de zaak hebben. Als je nergens voor staat heb je niks te zoeken in een (Apple) meeting.


Anderen

Naast de bovenstaande kwamen we er nog een paar tegen die we je niet wilden onthouden. Gewoon omdat ze interessant, of op z’n minst, opvallend zijn.


  • Las een stilte-pauze in
    Door het inlassen van een pauze waarin iedereen bijvoorbeeld 2 minuten stil is, heb je de mogelijkheid even echt na te denken over beslissingen die genomen moeten worden. Een beetje ongewoon misschien, maar wel interessant.
  • Beperk je meeting tot 15 minuten
    Petear vergadertipsDat is wel heel kort zul je denken. Maar iedereen heeft wel eens in zo’n marathon meeting gezeten van meerdere uren waar je helemaal afgedraaid uit komt. Maar is 15 minuten niet veel te kort? Misschien wel, en misschien ook niet. In de projectmanagement praktijk geldt het adagium: “een taak duurt zo lang als de tijd die je er voor hebt”. Dus als je 15 minuten hebt voor een vergadering….
  • Zeg nooit: “ja, maar...” en altijd: “ja, en…”
    Wie  “ja, maar…” zegt, zegt eigenlijk: “Nee!” Je begint met de vorige spreker gelijk te geven, en door het toevoegen van het woordje “maar” zeg je eigenlijk dat wat er gezegd werd niet waar is. Zeg je daarentegen: “ja, en…” dan blijft dat wat daarvoor gezegd is overeind, en voegt de volgende spreker iets toe, dat ook waar is. Op die manier bouw je op elkaar’s ideeën, en dat heeft een heel plezierige invloed op je bijeenkomst.
  • Leg Powerpoint aan banden
    Natuurlijk is het soms nodig om een presentatie te gebruiken tijdens een vergadering. En niets is vervelender dan ellenlange teksten te moeten lezen van veel te volle slides. Een paar simpele dingen kunnen het leed verzachten. Gebruik bijvoorbeeld meer plaatjes dan tekst, en stel een Twitter-achtige beperking in voor wat betreft de lengte van tekst, niet meer dan 140 tekens dus. Dat maakt het volgen van een presentatie een stuk prettiger.

Tot slot

Vond je de bovenstaande tips nuttig, en wil je er nog meer? Nou dat kan natuurlijk. We hebben een prachtige white paper gemaakt met wel 35 tips die je vergadering nog beter en plezieriger maken. Download hem gratis. Dat kan door op de onderstaande afbeelding te klikken.



White paper 35 vergadertips

 

 

Onderwerpen: Tips, vergaderen, vergadertips

Marcel Klaver

Geschreven door Marcel Klaver

Papierloos vergaderen is geen doel op zich maar een manier om efficiënter te kunnen vergaderen. Deze manier van vergaderen kan voor een enorme tijdwinst zorgen en een hoop irritaties wegnemen. Ik zorg er voor dat de wensen van de gebruikers worden vertaald in goede oplossingen. Hierbij houd ik rekenschap met het optimaliseren van de verschillende processen.

Abonneer je op e-mail updates!