Mijn Petear

WE BLOGGEN

MET STEEDS WEER NIEUWE VERGADERTIPS & -TRUCS

 

Lees-Petear-blog-voor-alle-laatste-vergadertips-en-trucs

7 onmisbare tips voor het maken van de beste notulen

[fa icon="calendar"] 26-jun-2017 10:30:00 / door Joukje Wijngaarden

Notuleren wordt vaak gezien als een vervelend werkje en dat is jammer. Het hebben van goede notulen is onmisbaar voor een goede opvolging van de vergadering. Je zou dus kunnen stellen dat de notulist de belangrijkste rol heeft tijdens de vergadering. Notuleren is dus een erebaan die je natuurlijk zo goed mogelijk wil doen. Lees verder hoe je er het beste uithaalt.

Voorbereiden

Notuleren is een ere baan PetearHet maken van notulen begint bij een goede voorbereiding. Zorg dat je weet wat er op de agenda staat. En lees de notulen van de vorige keer. Die voorbereiding wordt vaak onderschat. Of gewoon overgeslagen. Als notulist moet je tenslotte ook alleen maar luisteren en opschrijven toch? Nee, eigenlijk niet! Je bent als notulist dan wel geen actieve vergaderdeelnemer, maar als je niet weet wat er besproken wordt en hoe dat past in wat er de vorige keer besproken is, dan weet je ook niet hoe je het beste vastlegt wat er gezegd wordt.

 

Kies een goede zitplaats

Zorg ervoor dat je op de meest ideale plek zit om alles goed te kunnen volgen. Als er een presentatie gegeven wordt zorg dan dat je deze goed kunt zien. Laat je niet wegmoffelen op de tweede rij, want jij hebt de belangrijkste rol toch? Zorg dus dat alles wat er gebeurt goed door jou gezien en gehoord wordt. Als er iets te snel gaat, of iets is nog onduidelijk: vraag dan om herhaling of uitleg. Dat is geen onderbreking die het proces ophoudt, dat is een toevoeging die het proces vooruit helpt! Helemaal als je bedenkt dat jouw vraag weleens dezelfde vraag kan zijn die een ander niet stelt. 

 

Laat je niet wegsturen

Het is essentieel dat je tijdens de hele vergadering aanwezig bent. Als er koffie gehaald moet worden, of white-board stiften of wat dan ook, dan doet iemand anders dat dus. Jij blijft zitten waar je zit en legt vast wat er gezegd wordt.


Onderstrepen en steekwoorden

Vergaderen met iPad, PetearMarkeer beslissingen of actiepunten in je notulen door ze te onderstrepen. Als je digitaal vergadert kun je ze ook vet drukken of cursief, wat jij makkelijk vindt. Dan kun je ze later gemakkelijk terugvinden.


Alles in volledige zinnen uitschrijven is vaak onbegonnen werk. Gebruik steekwoorden en een verkorte schrijfstijl om het allemaal bij te houden. Het uitwerken naar volledige zinnen komt later pas. Wees voorzichtig met afkortingen. Het kan gebeuren dat je achteraf niet meer precies weet wat je ook al weer bedoelde met die afko.

 

Maak foto's

Worden er dingen op een white-board of flipover getekend, pak dan je smartphone en maak er een foto van. Die kun je dan later ook meesturen met het uitgewerkte verslag. Laat ook weten dat je dat zult doen zodat andere deelnemers zich niet bezig hoeven houden met het overtekenen van wat later toch rondgestuurd wordt. 

 

Uitwerken

Het uitwerken van de notulen naar een leesbare en deelbare vorm komt pas na de vergadering. Realiseer je dat het uitwerken meestal net zoveel tijd kost als de vergadering zelf. Reserveer dus voor elke vergadering net zoveel tijd voor het uitwerken als het bijwonen. En plan dat als het even kan direct na de vergadering. Want dan zit alles nog vers in je geheugen. Als dat niet lukt probeer het dan in elk geval nog dezelfde dag te doen.


De gouden 10 minuten

De gouden 10 minuten, PetearNet na de vergadering blijven mensen vaak nog even hangen. Om na te praten of even bij te kletsen met mensen die ze anders niet spreken. Dat is een ideaal moment om de laatste onduidelijkheden uit je notulen weg te poetsen door de deelnemers nog even aan te schieten met een vraag om opheldering. Plan dus wat extra tijd in je agenda anders mis je die 10 gouden minuten die je verslag nog beter gaan maken.


Tot slot

Goed notuleren is iets dat je moet leren. Het gaat verder dan in steekwoorden vastleggen wat er gezegd wordt en dat later 1-op-1 rond te sturen. De notulen vormen het uitgangspunt van de volgende vergadering over hetzelfde onderwerp of gesprek of dienen als definitieve vastlegging van wat er besloten is. Het is een essentieel onderdeel van het proces en degene die ze maakt net zo.


Hoe vaker je het doet hoe beter je er in wordt. Zie het als een uitdaging om jezelf op dit punt te verbeteren. Vraag ook om feedback van bijvoorbeeld de voorzitter op de notulen die je maakt. Zodat je ze de volgende keer nog beter kunt maken.


Wil je nog meer tips over beter, effectiever en vooral ook leuker vergaderen? Download dan onze gratis white paper met wel 35 tips over hoe je jouw vergadering nog beter maakt.


White paper 35 vergadertips

Onderwerpen: Tips, efficiënt notuleren, notulen maken, notuleren

Joukje Wijngaarden

Geschreven door Joukje Wijngaarden

Binnen Petear ben ik vooral op de achtergrond aanwezig. Naast dat ik vooral ondersteunende administratieve taken vervul bij Petear en WIND Internet, help ik mee in de communicatie. Een leuke aanvulling op mijn ondersteunende taak vind ik zelf. Je zult mij dus niet snel spreken, maar misschien wel eens iets van mijn hand lezen, bijvoorbeeld een blog, mail of tweet.

Abonneer je op e-mail updates!

Recente Blogs