Het was in 2010 toen vanuit de gemeenteraad van de gemeente Borger-Odoorn de vraag naar papierloos vergaderen kwam. ‘Of WIND Internet daar wat voor had’. Borger-Odoorn had destijds de gemeentelijke website en het intranet draaien bij WIND Internet en zodoende was deze vraag een logische aan het adres van de Leeuwarders. Papierloos vergaderen was niet iets wat WIND Internet direct voor handen had liggen, “maar we kunnen dat natuurlijk wel maken”, was het antwoord.
“Slechts enkele maanden daarna zaten we uitleg te geven over hoe het werkte, en Petear 0.1 was geboren”, vertelt Marcel Klaver van WIND Internet. “In het begin was de applicatie nog erg gericht op gemeentes, in de loop van de jaren is het een generieke applicatie geworden die in een breed spectrum van organisaties weg te zetten is. Petear kun je zo groot maken als je zelf wilt. Zowel in het aantal functionaliteiten als het aantal gebruikers kun je uitbreiden, totdat het voor jouw organisatie werkbaar is.”
Hoe werkt het?
In Petear maak je een agenda aan, je voegt stukken toe, je nodigt deelnemers uit en je kunt vergaderen. Het maakt het voorbereiden van een vergadering een stuk simpeler, de deelnemers beschikken allemaal tegelijk en van tevoren over dezelfde informatie en niemand kan zijn of haar vergaderstukken nog kwijtraken. Marcel: “Een hele mooie functie is het notuleren binnen Petear, zodat secretaresses niet meer het pakket uit hoeven om te schrijven, maar gewoon binnen de applicatie per agendapunt kunnen werken. Dat doen we zelfs in een word-sjabloon. We zijn de enige met een product voor papierloos vergaderen die die functionaliteit aanbiedt, daar zijn we wel trots op.”
“Sinds 2010 is Petear eigenlijk constant in ontwikkeling. Soms komt de vraag van een klant, een andere keer pikken we zelf iets op uit de markt waarvan we vinden dat het bij Petear past. We kijken wat er technisch mogelijk is en gaan bouwen. Altijd leggen we het terug bij de klant. Is het een functionele aanvulling, is het werkbaar, ligt het in de lijn der verwachting? Momenteel zijn we bezig met het optimaliseren van de actielijsten, bijvoorbeeld het kunnen afvinken van de acties. Het ideaalbeeld is dat je niet alle vergaderingen meer door hoeft, maar dat je alleen kijkt naar welke acties er voor jou klaarstaan die je de komende week of veertien dagen uit gaat voeren.”
Krenten in de pap
“We merken dat onze naam nu, na een aantal jaar, gevestigd begint te raken als een van de grote partijen die papierloos vergaderen aanbieden. Het mooiste is wanneer een bestaande klant onze klantenkring uitbreidt. Omrop Fryslân bijvoorbeeld, gebruikt Petear in de wekelijkse MT-vergaderingen, maar wil het nu ook gaan gebruiken bij interregionale overleggen met meerdere omroepen. Bij MC Groep Lelystad vindt zowel uitbreiding binnen het ziekenhuis plaats, als bij nevenactiviteiten van deelnemers. ZonMw, de organisatie die gezondheidsonderzoek en zorginnovatie stimuleert, zit met heel veel verschillende verzekeraars en ziekenhuismaatschappijen aan tafel, mét Petear. Soms verlies je het bij een nieuwe klant op een besluitvormer die het product van een ander al kent, steeds vaker winnen we terrein door gebruikers die ons introduceren bij anderen. Dat vind ik de krenten in de pap en verreweg de leukste manier om ergens binnen te komen.”