Omrop Fryslân

Omrop Fryslân, de regionale omroep van Friesland, maakt al een aantal jaar gebruik van Petear.

Directiesecretaresse Hiltsje Stremler legt uit hoe Petear tijdwinst voor haar oplevert én ze noemt nog een prettig voordeel: “Het is opgeruimder aan de vergadertafel. Dat staat netter en geeft rust.”  “Ik bereid iedere week de bijeenkomst van ons Management Team voor en schrijf de notulen in de vergadering. Eerder was het iedere week stukken bij elkaar vergaren, daar maakte ik vervolgens een complete map van en die kopieerde ik voor iedere deelnemer. In de vergadering was het dan vaak zoeken. Veel losse papieren, niet iedereen had altijd hetzelfde document voor zich.”

“Dit is peanuts vergeleken bij het kopieerwerk iedere week”

“Nu maak ik een vergadering aan in Petear, voeg ik de deelnemers toe, maak ik agendapunten aan die ik tevens in een vast sjabloon kan zetten - handig voor terugkerende punten - en voeg ik de documenten aan de agendapunten toe. Ik kan deelnemers machtigen om ook zelf documenten toe te voegen. Dat scheelt tijd én veel mailwisseling. Dit is peanuts vergeleken bij het kopieerwerk iedere week. En iedereen heeft nu allemaal dezelfde stukken bij de hand.”

Met een klik toegevoegd, zelfs tijdens de vergadering

“Met een vergadering die je iedere week hebt zijn er altijd documenten pas op het laatste moment klaar. Een financiële status, de laatste kijk- of luistercijfers, bezoekersaantallen op onze online media, of personeelsoverzichten. Eerder was dat op maandagochtend nog veel printen en bijsteken in de documentenmap. Nu is het met een klik toegevoegd in Petear, zelfs tijdens de vergadering.”

“Deelnemers zitten in de vergadering met een laptop of tablet. Dat staat veel netter. Het is opgeruimd aan tafel en dat geeft rust. Iemand die iets wil uitlichten streamt het document naar het scherm in de vergaderruimte en doet zijn verhaal. Digitaal vergaderen scheelt bovendien een berg papierwerk. Dat we met Petear een mogelijke datalek uit de weg gaan, is een mooi bijkomend voordeel. Geprinte papieren hebben toch sneller de neiging rond te blijven slingeren, of al dan niet per ongeluk terecht te komen waar ze niet horen. Sommige stukken heb je gewoon liever niet op straat, en dat is met Petear mooi opgelost.”

Hiltsje Stremler, direksje.sekretariaat@omropfryslan.nl

“Sommige stukken heb je gewoon liever niet op straat, en dat is met Petear mooi opgelost”