11 verhelderende voor- en nadelen van online vergaderen

Er is al veel geschreven over online vergaderingen. Daarom in dit blog een dwarsdoorsnede uit een de meest gebruikte pros en cons van het houden van online vergaderingen.

Natuur – het argument van de groenen

Sommige blogs baseren hun betoog op het feit dat je minder belastend bent voor het milieu als je online meetings houdt. Je bespaart papier, hoeft minder te reizen, dus dat is goed voor de natuur. Toch zijn er ook berekeningen gemaakt waarin wordt bepaald wat het kost om de stroomvoorziening en productie van computers en laptops te realiseren en welke ecologische footprint dat achterlaat. Naar mijn bescheiden mening kan hier nog lang over doorgepraat worden. In de afweging van managers van bedrijven zal dit vermoedelijk van minder doorslaggevende aard zijn dan een aantal van de punten hieronder.

+ Minder kosten

Zelfs als je betaalde tooling gebruikt is de ervaring dat die kosten dubbel en dwars worden terugverdiend door de grote besparingen die er gedaan worden door online te vergaderen. Reiskosten en reistijd zijn de grootste factoren. Vaak gaat er veel tijd zitten in het reizen. Veelal verstopt in reistijd die er nu eenmaal altijd is. Maar wat als je juist díe reistijd beschikbaar krijgt door online te vergaderen, dan is het rekensommetje snel gemaakt en de vergadersoftware terugverdiend.

+ Gemakkelijk en eenvoudig in gebruik

Vergadersoftware is eenvoudig te gebruiken. Steeds meer zijn er cloud toepassingen beschikbaar waar je snel aan de slag kunt als je je eenmaal hebt aangemeld. Juist doordat deze drempels laag zijn, neemt het gebruik ook toe. Dan is het niet meer zo’n grote stap als je er aan wil beginnen.

+ Geen lange reizen meer nodig

Bij de kostenbesparing heb ik al genoemd dat dit een belangrijke bron daarvoor is. Nu hebben we in Nederland niet met binnenlandse vluchten te maken zoals die in Amerika gewoon zijn, maar ook in ons kleine kikkerlandje wordt er wat afgereisd. Zowel het OV als op de weg laten iedere dag weer zien hoe druk we samen zijn met het reizen van A naar B. Door online meetings te houden (desnoods ín de trein), zijn reizen niet meer nodig of een stuk beter benut.

+ Geen speciale apparatuur nodig

Vroeger was alles anders, maar niet altijd beter. Toen de eerste (online) vergaderoplossingen op de markt kwamen moest er flink voor geïnvesteerd worden. Nu is dat niet meer zo. Account aanmaken en gaan! Zo simpel als dat. Zo eisen we dat ook van onze leveranciers overigens, dat alles het meteen moet doen. En zo is het ook. Eventueel moet je nog je creditcard gegevens achterlaten en dan heb je meteen ook alle toeters en bellen erbij. Of zoals bijvoorbeeld bij Petear: je begint gewoon met een proefaccount en ervaart op die manier of het je biedt wat je nodig hebt!

+ Device onafhankelijk

Bring Your Own Device is het devies. Uiteraard zou je zeggen, want daar zijn we aan gewend. Het maakt dan ook niet uit of je nu met een laptop, desktop, smartphone of tablet werkt, de meeste devices doen het prima in combinatie met de online vergadersoftware. Zeker wanneer het een browserbased variant is.

+ Veel opties

Vaak zijn er allerlei extra mogelijkheden op het gebied van samenwerking. Wil je dat de deelnemers wel of niet bestanden met elkaar kunnen delen, tijdens de vergadering met elkaar kunnen chatten, wie heeft de lead tijdens de vergadering, moeten er tegelijkertijd notulen gemaakt worden en zijn van alle vergaderstukken de laatste versies beschikbaar? Alles is vaak te regelen en in te stellen.

+ Medewerkerstevredenheid

Doordat er al deze voordelen zijn en die in de meeste gevallen opwegen tegen de nadelen, zijn medewerkers meer tevreden als er online vergaderd kan worden. De bespaarde tijd kan worden ingezet voor overige werkzaamheden, waardoor er meer werk kan worden afgerond.

Nadelen

Naast de hierboven genoemde voordelen (ik ben hierin niet uitputtend, maar heb de belangrijkste wel genoemd), zijn er natuurlijk ook nadelen. Die deel ik graag met je, zodat je niet van een koude kermis thuiskomt. Hoewel het wel te overzien is overigens .

- Internetsnelheid is vereist

De snelheid van je internetverbinding is wel een dingetje. Met een trage verbinding kan het weleens misgaan met video, zeker als er meerdere webcams tegelijkertijd gedeeld worden. Audio en video kunnen uit sync raken of deels gewoon tijdelijk niet goed doorkomen. Dat is erg irritant en meteen dodelijk voor de vergadering. Erg belangrijk dus om goed geregeld te hebben op de plaats waar je deelneemt aan een vergadering. Die afhankelijkheid is ook nu nog steeds een nadeel.

- Aantal deelnemers

Technisch is er veel mogelijk. In webinars kun je met honderden tegelijk luisteren naar één presentator, maar wanneer je met een team van 15 mensen allemaal met je eigen webcam aan een vergadering deelneemt, dan wordt bij de meeste tools nog lastig om dat goed te managen. Niet alleen vraagt het een flinke bandbreedte, maar ook is het de vraag hoe je 15 schermpjes laat zien of hierin keuzes maakt. Oplossingen waarin de persoon die praat getoond wordt, vereisen discipline in het beurtelings praten. Anders reageert de tool voortdurend op geluiden en wordt het een voortdurend geschakel tussen beelden. Het helpt bijvoorbeeld om je microfoon uit te zetten als je niet praat.

- Standaarden, maar wel met verschillen

Vaak worden alle browsers ondersteund, zeker door de betere vergadertools. Toch zijn er vaak verschillen in het gedrag van de tool in de diverse browsers. Ook al gaat het niet om de grootste dingen, toch kan een knop soms op een andere plek staan, waardoor je toch voor verrassingen staat als je een collega even wilt uitleggen hoe hij/zij de tool het handigst kan gebruiken.

- Weerstand op gebruik van iets nieuws

Voorstanders worden er soms gek van, maar wij mensen zitten vaak zo in elkaar dat als we iets gewend zijn op een bepaalde manier te doen, dan veranderen we niet zo makkelijk. Wel als we zelf bedenken dat de verandering in ons voordeel is, maar als het een idee is van een ander (bijvoorbeeld een secretaresse die online vergaderen aanbeveelt), dan gaan we daar niet altijd zo makkelijk in mee. Daarom is het belangrijk dit fenomeen te onderkennen en te proberen samen een keus te maken over het online vergaderen of een proefperiode waarin serieus uitgeprobeerd gaat worden of het van toegevoegde waarde is voor het werk dat gedaan moet worden.

 

Dit moet je wel geregeld hebben

Niet alleen zijn er voor- en nadelen. Er zijn ook nog een paar dingetjes die geregeld moeten worden om op een goede manier online te vergaderen. Vaak open deuren, maar niet onbelangrijk. Daarnaast achterhaald de tijd ze, afhankelijk vooral van het type bedrijf waarin je werkt. Sommige bedrijven lopen juist voorop met dit soort oplossingen, terwijl anderen juist achterlopen of in de benodigde faciliteiten soms licht krampachtig kunnen reageren.

* Bepaal de benodigde functies

Het is verstandig voorafgaand aan de vergadering te bepalen welke functies van de vergadertool je nodig hebt.  Wil je brainstormen en vraag je iedereen input aan te leveren tijdens de meeting, of wil je juist niet dat er gedurende de sessie allerlei onderlingen chats gehouden kunnen worden? Het is goed hierover na te denken met het oog op het doel van de vergadering en dat vooraf goed in te stellen in de vergadertool.

* Zorg dat je medewerkers over de juiste middelen beschikken

Ook al laat je het bij de medewerker zelf om de spullen te verzorgen, zie er wel op toe dat hij/zij kan meedoen. En zorg dat je ICT afdeling de juiste poorten openzet om een eventuele open verbinding met de buitenwereld tot stand te brengen. Genoeg legitieme voorbeelden van situaties waarin dat niet zo makkelijk gaat, bijvoorbeeld als gevolg van het werken met zeer gevoelige informatie (banken, overheden, verzekeraars, etc). Je wordt echt blij als bedrijf dat je ICT afdeling deze risico’s serieus neemt. In deze gevallen is een intern geïnstalleerde versie of juist een veilige ‘eigen’ cloud omgeving een goede oplossing. Mocht u over dit soort zaken meer willen weten, vraag dan zeker na hoe Petear dit opgelost heeft!

* Zorg dat iedereen tijdig de juiste links heeft

Met vergadertooling heb je een link nodig om bij de juiste vergadering te komen. Iedere deelnemer moet die hebben. Niets is zo lullig dat je moet zoeken om de link en daardoor 10 minuten te laat deelneemt aan de vergadering (of helemaal niet omdat je géén link hebt gekregen). Het is belangrijk dit goed te organiseren. Bijvoorbeeld door vanuit de tool zelf een uitnodiging (met link) in je agenda te zetten.

 

Ervaar het zelf

Ik hoop je met deze blog meer inzicht te hebben gegeven in voor- en nadelen van online vergaderen. Mocht je nu willen weten hoe dit er voor jou of jouw bedrijf uit zou kunnen zien, vraag dan eens een demo aan van Petear. Dan zie je zo’n vergadertool in actie en kun je gevoel krijgen bij hoe jij kan profiteren van deze mogelijkheden.