4 keuzetips voor papierloos vergaderen

Archiefkasten met mappen gevuld met papier. Kasten puilen uit en ook je bureau is gevuld met papier en post-its. Jouw printer maakt overuren bij het printen van al die data en je vraagt je af of dat niet anders kan.

Wellicht is er binnen jouw bedrijf al vaker het idee geopperd om minder papier te gebruiken? En hierna volgt dan vanzelfsprekend deze volgende vraag;  wat levert het onze organisatie op? Is het echt zinvol? Kortom wat zijn de overwegingen voor jouw werk en/of bedrijf om deze stap te zetten. Waar moet ik op letten bij mijn keuzes.

Wat is belangrijk voor jouw bedrijf/ werk?

Elk bedrijf heeft zijn eigen DNA, visie en missie. Om te bepalen of papierloos vergaderen in de organisatie past, is het goed om te kijken wat er belangrijk gevonden wordt. Wat zijn de uitdagingen en speerpunten binnen het bedrijf? Wellicht zijn er meerdere factoren die een rol spelen bij deze keuze. Hieronder staan er vier verder uitgewerkt. Mocht je nog aanvullingen hebben, laat deze gerust onderaan de blog achter!

 
Efficiency

Voor de secretaresse/secretaris of de voorzitter van een meeting neemt het voorbereiden van een vergadering veel tijd in beslag. Aangezien er met een online vergadertool, geen documenten meer geprint hoeven te worden scheelt dat niet alleen geld, maar zeker ook tijd.
Ook aanpassingen in bijvoorbeeld de agenda kunnen op het allerlaatste moment nog doorgevoerd worden, omdat iedereen de vergaderstukken inclusief agenda vanuit de browser kan benaderen met z’n eigen laptop of tablet. Nog eens heel efficiënt ook.
Petear werkt in de browser dus iedereen kan vergaderen met z’n eigen device. Geen gedoe met werken in een app. Ook tijdens de vergadering is het handig om papierloos te vergaderen. Geen excuses meer dat niet iemand niet alle stukken heeft meegenomen. En tijdens de vergadering geen gezoek meer tussen alle documenten op zoek naar de juiste. Met Petear is het ook mogelijk om tijdens de vergadering aantekeningen te maken. Handig voor zowel de notulist als de deelnemer. Indien wenselijk is het mogelijk de aantekeningen direct te delen. Vanzelfsprekend blijven deze aantekeningen bewaard.

 
Het Nieuwe Werken

Sommige organisaties worden door hun omgeving meer gestimuleerd om papierloos te gaan werken, dan andere. Theo Thomassen: “Overheden bijvoorbeeld, moeten in hun intensieve contacten met burgers, die zich steeds vaker online afspelen, voldoen aan hoge eisen op het gebied van openbaarheid, verantwoording en transparantie; daar gaat de ontwikkeling heel hard. Globalisering is geen keuze meer en brengt de noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook digitaal te werken.” (bron: www.frankwatching.com/archive/2015/12/09/papierloos-werken-waarom-gebeurt-het-nog-zo-weinig-onderzoek/


Tevens is het voor mensen die (een dag) thuis werken, heel praktisch en gemakkelijk dat je via de browser alle vergaderstukken vast kunt lezen en je dus zonder papieren de vergadering kan voorbereiden. Alles is up-to-date dus het is geen probleem als de agenda is gewijzigd. Je ziet dit immers online en je hoeft niet meer te wachten op de agenda op papier die de secretaresse op je bureau legt.
Tenslotte is het voor working nomads / ZZP-ers handig dat er papierloos wordt gewerkt binnen een organisatie. Met het voorbereiden van een vergadering is    het prettig dat alles hiervoor op één plek online te vinden is. Ook tijdens de meeting zelf, die bijvoorbeeld bij een vergaderlocatie wordt gehouden, is het handig dat er niet meer met documenten gesleept hoeft te worden.


Duurzaamheid

Als je overweegt om voor papierloos overleggen te kiezen kan hier een aantal zaken mee spelen. Wil jouw organisatie bijvoorbeeld duurzamer gaan werken? Het is bewezen dat het heel veel papier en dus bomen scheelt als er zonder papier wordt vergaderd. Lees hier meer over in onze blog. 


Geld besparen

Dit is natuurlijk altijd welkom en van belang. Door papierloos te vergaderen wordt geld bespaard. ROI calculator kan u helpen om de besparing te bereken. De tool berekent hoeveel het voor jouw bedrijf oplevert om over te stappen naar het vergaderen zonder papier. 

Naast alle bovenstaande factoren is het ook verstandig om te kijken naar het aantal medewerkers binnen jouw organisatie. En hoeveel er vergaderd wordt per week of per maand. En zijn dit korte vergaderingen, met veel documenten? Gemiddeld wordt er per werknemer 6,5 uur per maand vergaderd. Dit is best aanzienlijk!

We helpen u altijd graag om de besparingen in uw situatie aan te bereken. Neem gerust contact met ons op.