Gun jezelf een goede start
Begin je dag goed en zorg dat je lekker uitgerust en fit op de werkvloer verschijnt. Neem –bij voorkeur thuis- de tijd om goed te ontbijten. Ontbijt geeft je energie en je zorgt ervoor dat je hersenen goed aan het werk kunnen. Neem bij de start van elke dag 10 minuten om te ‘landen’ op je werkplek. Maak hiervan een vast routine bijvoorbeeld; koffie halen, collega’s (met aandacht) begroeten en de even op het laatste nieuws bekijken.
Agenda en to do lijst
Als eerste kijk je naar je agenda en je to do lijst. Als het goed is heb je die de vorige dag, voordat je naar huis ging al gemaakt. Nu doe je de laatste aanpassingen. Zorg dat je weet welke belangrijke zaken er vandaag langs gaan komen. Verder is het fijn als je scherp hebt welke urgente klussen er in ieder geval gedaan moeten worden. Geef zeker prioriteit aan je belangrijkste taak voor vandaag en voorkom dat je onder stress hieraan moet werken.
10 minuten e-mail scannen
Spreek met jezelf af dat je aan het begin van je werkdag een van tevoren vastgestelde maximum tijd (bijvoorbeeld 10 minuten) besteedt aan het scannen van je e-mail. Zo kan je de e-mails eruit ‘vissen’ waar je op zit te wachten om verder te kunnen. Plan op een later tijdstip e-mail checken nogmaals in. Bijvoorbeeld na de lunch. Natuurlijk mag je –als je op iets heel belangrijks zit te wachten- ook al eerder je mailbox bekijken.
Om rust in je mailbox te creëren, kun je in Outlook "Regels" toevoegen waardoor je een duidelijke structuur in je mailbox hebt. Mails over bepaalde projecten kun je direct doorsluizen naar een map. Of nieuwsbrieven die je niet direct wilt lezen kun je op deze manier bewaren voor een later tijdstip, bij voorkeur een vast moment.
Plan eerste uur van dag geen vergaderingen
Zorg ervoor dat er het eerste uur van de werkdag geen vergaderingen zijn. Wellicht plan je deze wel zelf in, handig. Voor veel mensen is de start van de werkdag het meest productieve tijdstip. Gebruik dit uur dan om heel geconcentreerd te werken aan je belangrijkste klus van de dag. Of start met DERK.
DERK
Ken je Derk al? Doe Eerst (een) Rot Klus. Het eerste uur van je dag kan je ook de taak of taken oppakken, waar je als een berg tegenop ziet. Super fijn als je die af hebt. Zo dat hangt niet meer als blok aan je been de hele dag/week.
Gedurende de dag
Single tasken
Uit diverse onderzoeken blijkt: meerdere dingen tegelijk doen (multitasken) is veel minder effectief dan ze (snel) na elkaar te doen. Hoewel vaak wordt gezegd dat vrouwen dit wel kunnen, blijkt ook uit deze onderzoeken dat het tegendeel waar is. Stop dus met multitasken en doe gewoon altijd maar één ding tegelijkertijd. Het lijkt misschien niet zo dynamisch, maar het zeer effectief.
Ontspan tijdens je werk
De hele dag stressen op je werk komt je prestaties niet ten goede. Of zit je een tijdje alleen maar naar je computerscherm te staren, zonder dat er iets uit je handen komt. Ga dan bijvoorbeeld even een rondje koffie/thee halen voor je collega’s. Even je benen strekken en een praatje maken kan al voor wat ontspanning zorgen. Kan je de stress echt niet meer aan? Er zijn een aantal ontspanningsoefeningen die je makkelijk even tussen je werkzaamheden door kunt doen.
Lunch niet op je werkplek
Neem elke dag een lunchbreak waarin je daadwerkelijk minimaal 15 minuten van je plaats gaat. Even naar buiten gaan om een rondje (eventueel met collega’s) te lopen werkt vaak ook positief. Na de lunch evalueer je kort de ochtend en plan je je middagactiviteiten.
Los problemen op
Waarschijnlijk functioneer je niet optimaal als iets je dwars zit, of omdat de manier van werken binnen jouw afdeling jou niet helemaal ligt. Bespreek dit dan met je collega’s en/of leidinggevende. Jij kunt dan je verhaal kwijt en je collega’s en eventueel manager weten wat er speelt. Wellicht kampen meer collega’s hiermee en kan er iets worden gedaan om het op te lossen. Dit komt de productiviteit van jou en je collega’s ten goede. Een win-winsituatie dus!
Einde van je werkdag
Neem aan het eind van elke dag 10 minuten om je klaar te maken de werkplek te verlaten. Reflecteer op wat er vandaag wel/niet gelukt is en wat je daarvan kan leren. Maak in grote lijnen je to do lijst voor morgen, zodat je met een gerust hart naar huis kunt. Je hebt immers overzicht over wat je morgen te wachten staat. Het is aan te raden dat je onderweg je werk echt achter je (en op kantoor) laat. Zodat je deze niet meeneemt naar je privésituatie, want daar zitten ze er vast niet op te wachten.
Wil je meer vergadertips? Download dan gratis onze 35 vergadertips.
Joukje Wijngaarden
"Binnen Petear ben ik vooral op de achtergrond aanwezig. Naast dat ik vooral ondersteunende administratieve taken vervul bij Petear en WIND Internet, help ik mee in de communicatie. Een leuke aanvulling op mijn ondersteunende taak vind ik zelf. Je zult mij dus niet snel spreken, maar misschien wel eens iets van mijn hand lezen, bijvoorbeeld een blog, mail of tweet."