Verhalen uit de praktijk blijken best positief als het gaat om vergaderen vanaf de thuiswerkplek. Blijkbaar kan ook dat doorgaan en zelfs met de nodige voordelen! Wat denkt u van besparing van reistijd. Daar waar je voorheen ergens naartoe moest reizen wat de nodige reistijd kost, kun je nu die bespaarde reistijd gebruiken om je werk te doen en misschien iets later te beginnen (of eerder op te houden). En je kent inmiddels de beelden wel van mensen die met boxershort achter hun laptop zitten, maar wel mét stropdas of nette blouse. Ook op dat deel kun je tijd besparen.
Kom erbij!
Het zoeken naar een passende vergaderruimte is nu eveneens niet aan de orde. Kom erbij, plaats genoeg in de digitale vergaderlocatie!
Het voordeel van thuiswerken is ook dat je écht gaat kijken of het vergadercontact nodig is en beperk je de overleggen tot de daadwerkelijk noodzakelijke. Het werken met de digitale middelen zoals bijvoorbeeld skype, vraagt veel (ether)discipline. Online vergaderingen zijn intensief en de communicatie verloopt anders. Een goede voorzitter die heel gestructureerd te werk gaat is essentieel. Hij zal de vergadering goed moeten inleiden en duidelijke de regels moeten stellen. Niet door elkaar heen praten is zo een. Je moet de anderen uit laten praten, maar ook voor jou geldt dat je je verhaal goed kan doen.
In stroomversnelling
Het zou zomaar kunnen dat je voorheen altijd vergaderde met papieren stukken en iedereen de agenda mailde. En nu dan? Vanaf het ene op het andere moment moet er digitaal vergaderd worden en merk je dat het kan. Geen stapels papier, maar iedereen de vergaderstukken digitaal. Reken eens uit hoeveel dat bespaart.
Misschien ben jij wel degene die het al lang geleden heeft voorgesteld bij de leidinggevenden, maar om allerlei redenen is het digitaal vergaderen er nooit van gekomen. Nu moet het en blijkt het ook nog te kunnen.
Een alles in één
Waar je nu misschien nog een inhaalslag kunt maken is een alles-in-een vergaderoplossing waarbij je kunt uitnodigen, een agenda kunt maken, notulen kunt schrijven, zonder dat je allerlei verschillende programma’s hoeft te openen. Elke deelnemer aan de vergadering ziet hetzelfde en de vergaderstukken zijn altijd de laatst bijgewerkte, dus geen deelnemers met nét een oudere versie zonder die ene aanpassing. Allemaal dezelfde actielijst en vanuit hetzelfde programma alle deelnemers uitnodigen. Met zo’n programma én een oplossing voor videobellen, heb je de ideale combinatie voor het thuis vergaderen.
En hoe zit het met de veiligheid?
Het enige waar je sinds het thuiswerken iets vaker over leest is de veiligheid. Logisch, want je wilt toch niet dat ongenodigden de vergadering bijwonen of kunnen horen? Bij Petear staat de veiligheid bovenaan en hiervoor zijn we ISO-gecertificeerd. Een veilig idee als je werkt met vertrouwelijke stukken en persoonlijke informatie.
Gratis uitproberen
In deze bijzondere tijd waarin we allemaal onze draai moeten vinden in het thuiswerken, willen we Petear graag gratis aanbieden. Een uitgelezen kans om te proberen of het voor jullie situatie een passende oplossing is. We helpen jullie graag door deze tijd!
Joukje Wijngaarden
"Binnen Petear ben ik vooral op de achtergrond aanwezig. Naast dat ik vooral ondersteunende administratieve taken vervul bij Petear en WIND Internet, help ik mee in de communicatie. Een leuke aanvulling op mijn ondersteunende taak vind ik zelf. Je zult mij dus niet snel spreken, maar misschien wel eens iets van mijn hand lezen, bijvoorbeeld een blog, mail of tweet."