Waarom vergaderen buiten je werk net zo belangrijk is

Soms lijkt het wel of je tussen al je vergaderingen geen tijd meer over houdt om je eigenlijke werk te doen. En als je dan buiten je werk ook nog eens aan allerlei bijeenkomsten moet deelnemen, zakt de moed je soms in de schoenen.

Gelukkig zijn er veel mensen die vrijwilligerswerk doen in allerlei organisaties. Daar mogen we met z’n allen heel blij mee zijn. Want zonder deze mensen zouden vele instanties niet kunnen bestaan en zou er veel waarde verloren gaan voor de samenleving als geheel.

Het belang van een goede vergadering

Soms valt het niet mee voor al die vrijwilligers om naast hun gewone 9-5 baan ook nog in het weekend of ‘s avonds te moeten “werken”. Want het wordt weliswaar niet betaald, als vrijwilliger doe je toch ook gewoon werk.

Het hebben van vergaderingen is daarbij ook nodig. Zonder overleg en afstemming komen processen tot stilstand, of wordt er een richting ingeslagen die voor veel mensen onbegrijpelijk is. Dus om iedereen betrokken te houden bij je stichting, vereniging of sportclub, is vergaderen essentieel. Gelukkig kan het ook erg gezellig zijn.

Vergaderen omdat?

We hebben al eerder een blog geschreven over de redenen om een meeting te houden. Deze vind je hier. In dit blog zullen we dat niet nog een keer herhalen. Veel uit dat blog, dat over vergaderen in een professionele setting gaat, is echter ook buiten de werksfeer van toepassing. Vooral het laatste over de waarde van persoonlijk contact is in de context van de vereniging of sportclub heel relevant.

Hou mensen betrokken

Vergaderingen, of bijeenkomsten, dat klinkt wat minder formeel, zijn bij uitstek geschikt om de betrokkenheid van de mensen in je vrijwilligersorganisatie te verhogen. Grijp dit soort gelegenheden aan om mensen in het zonnetje te zetten voor hun inzet. Dit kan al door spreektijd te reserveren waarin mensen kunnen vertellen over de projecten waar ze mee bezig zijn. Nodig elke bijeenkomst een andere spreker, of sprekers, uit om iets te vertellen over hun bijdrage.

Hou het luchtig

Zoals gezegd, soms kun je er best tegen op zien om na een dag vergaderen op je werk, ook in je vrije tijd nog in een meeting te zitten. Daarom is het belangrijk de bijeenkomsten buiten het werk wat luchtiger in te steken dan tijdens kantooruren. Dat betekent niet dat het minder belangrijk is, maar wel dat de benadering, en de setting van de bijeenkomst anders is. Ga gewoon eens bij jezelf te rade waar jij behoefte aan zou hebben bij dit soort bijeenkomsten.

Zorg bijvoorbeeld goed voor de inwendige mens. Met een lekker hapje of drankje erbij vergadert het een stuk fijner. Let wel, schenk nog geen alcohol voor het einde van de vergadering, anders komt de besluitvorming in gevaar.

Zorg ook voor voldoende pauzes. De aandachtsspanne van mensen, zeker na een dag werken is nu eenmaal beperkt. Waar je je overdag misschien wel 45 minuten op een ding kunt richten, is dat ‘s avonds aanzienlijk korter.

Het is lastig om een vaste regel te hanteren over hoe vaak je een pauze moet houden. Hou je publiek in de gaten. Op het moment dat mensen, te veel, afdwalen las je een pauze in. Blijf ook regelmatig bij je deelnemers checken hoe het met hun behoefte aan een break staat.

Hou het ook letterlijk luchtig! Zorg dat het op je vergaderlocatie goed geventileerd is. Zet het liefst voor de vergadering even alle ramen en deuren tegen elkaar open, als dat kan. Het is voor de deelnemers enorm vervelend om in een bedompt hok zonder zuurstof te moeten zitten.

Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is essentieel voor het welslagen van je bijeenkomst. Dat zit hem in het versturen van een goede uitnodiging, en regelmatige herinnering, tot en met het verzorgen van de catering en de locatie. En niet in de laatste plaats, op tijd zijn voor je eigen vergadering. Je begint al heel slecht als mensen op jou moeten wachten om aan de vergadering te beginnen waar jij ze voor uitgenodigd hebt. Regel desnoods een back-up die jouw taak kan waarnemen.

Een goede voorbereiding geeft een positief, en stimulerend signaal af aan je deelnemers. Dit verhoogt betrokkenheid en de kans dat mensen er een volgende keer weer bij zijn.